Özel Yazılım Geliştirme: Ne Zaman Doğru Karar, Ne Zaman Değil

Özel yazılım geliştirme, bir şirketin kendi süreçlerine göre tasarlanan ve yalnızca o şirket için geliştirilen yazılımdır. Hazır yazılımın aksine kod tabanı, veri ve mimari şirkete aittir; süreç yazılıma değil, yazılım sürece uyar.

Tanım bu kadar basit. Asıl soru ne zaman doğru karar olduğu.

Bu rehber üç şeyi anlatıyor: ne zaman özel yazılıma geçilmeli, ne zaman geçilmemeli ve süreç gerçekte nasıl işliyor.

Ne zaman doğru karar

Hazır yazılım çoğu iş için yeterlidir ve daha ucuzdur. Özel yazılım şu beş durumda anlamlı hale gelir.

Sürecinizin kendisi rekabet avantajınızsa. Bir siparişi nasıl aldığınız, bir indirimi nasıl onayladığınız, bir ayı nasıl kapattığınız rakiplerinizden farklıysa, paketlenmiş bir araç bu farkı silmeye çalışır.

Araç sayısı kontrolden çıktıysa. Aynı veriyi üç ayrı sisteme girmek, onayları mesajla takip etmek ve raporu elle birleştirmek. Bu durumda maliyet lisans ücretinde değil, aradaki manuel işte birikir.

Lisans maliyeti kullanıcı sayısıyla çok hızlı artıyorsa. Koltuk başına fiyatlanan araçlarda büyüme, doğrudan artan gidere dönüşür. Belirli bir kullanıcı sayısından sonra özel yazılımın toplam maliyeti daha düşük kalır.

Entegrasyon zorunluysa. ERP, CRM, depo ve saha sistemleri arasında gerçek zamanlı bağ kurmak gerekiyorsa, hazır çözümlerin sunduğu standart bağlantılar çoğu zaman yetmez.

Regülasyon kanıt istiyorsa. Denetim izleri, veri saklama kuralları ve rol bazlı erişim yalnızca iddia edilmeyip kanıtlanacaksa, kontrolleri baştan kurmak gerekir.

Ne zaman yanlış karar

Bu bölümü çoğu yazılım firması atlar. Ama dört durumda özel yazılım pahalı bir hatadır.

Süreciniz standartsa. Muhasebe, bordro ve temel CRM gibi alanlarda hazır çözümler on yıllardır olgunlaşmış durumda. Bunları sıfırdan yazmak para ve zaman kaybıdır.

Süreç henüz oturmamışsa. Kurum içinde herkes işi farklı yapıyorsa, yazılım bu karışıklığı dondurur. Önce süreci netleştirin.

İçeride sahip yoksa. Özel yazılım teslimle bitmez. Güncelleme, hata giderme ve yeni ihtiyaçlar için kurum içinde bir sorumlu yoksa sistem birkaç yılda kullanılmaz hale gelir.

Gerçek sorun entegrasyonsa. Bazen ihtiyaç yeni bir sistem değil, mevcut iki sistemin birbiriyle konuşmasıdır. Bu çok daha ucuz ve hızlı çözülür.

Süreç nasıl işler

Üç aşama var ve her birinin çıktısı net olmalı.

Keşif ve haritalama. Operasyonu yürüten kişilerle oturulur, organizasyon şeması değil gerçek süreç belgelenir, darboğazlar bulunur. Çıktı: süreç haritası, hedef mimari, entegrasyon planı ve fazlı yol haritası. Genellikle 2-4 hafta.

Geliştirme. İki haftalık sprintler, her birinin sonunda çalışan bir artım. Departman departman devreye alınır, böylece değer erken gelir ve risk kontrollü kalır. Faz başına genellikle 8-20 hafta.

İşletme. İzleme, olay müdahalesi ve işle birlikte büyüyen bir backlog. Çoğu şirket operasyonunu 6-18 ayda sisteme taşır.

Maliyeti ne belirler

Sabit liste fiyatı veren bir teklif, kapsam görülmeden verilmiş demektir. Maliyeti belirleyen dört şey var.

Kapsam. Kaç süreç, kaç rol, kaç ekran. En büyük değişken bu.

Entegrasyon sayısı. Her bağlantı ayrı bir iş kalemidir. Eski sistemlerde API yoksa maliyet artar.

Veri taşıma. Mevcut verinin taşınması ve temizlenmesi, projelerin en çok hafife alınan kısmıdır.

Uyum gereksinimleri. KVKK, GDPR ve sektörel denetim kuralları mimariyi baştan etkiler.

Türkiye'de çoğu firma uzman-gün bazında fiyatlıyor. Teklif alırken gün sayısının hangi iş kalemlerine dağıldığını isteyin.

Firma seçerken sorulacak sorular

Kod tabanı kime ait olacak? Teslimde kaynak kod, dokümantasyon ve mimari sizin mi olacak, yoksa firmanın platformuna mı bağlı kalacaksınız? İkisi de meşru ama hangisi olduğunu baştan bilin.

Bizden sonra başka bir ekip bu sistemi işletebilir mi? Cevap dokümantasyon ve kod kalitesiyle ilgili. Sadece o firmanın anlayabileceği bir sistem, sessiz bir bağımlılıktır.

Hangi süreçleri özel yazmamamızı öneriyorsunuz? Her şeye evet diyen firma henüz operasyonunuza bakmamıştır.

Keşif aşamasının çıktısı ne? Somut bir süreç haritası ve mimari plan çıkmıyorsa, keşif yapılmamış demektir.

Devreye alım nasıl olacak? Tek seferde tüm kuruma geçmek risklidir. Fazlı geçiş planı isteyin.

Karar için kısa bir kontrol listesi

Özel yazılım kararını vermeden önce şu üç sorunun cevabı net olmalı:

Hangi süreç sizi en çok yavaşlatıyor ve bunun ölçüsü ne? Bu süreci hazır bir araçla çözmeyi denediniz mi, nerede tıkandı? Teslimden sonra sistemi kim sahiplenecek?

Bu üç sorunun cevabı varsa keşif çalışması çok daha hızlı ilerler ve teklifler karşılaştırılabilir hale gelir.

Internative olarak orta ve büyük ölçekli şirketler için operasyonel sistemler kuruyoruz: sipariş-tahsilat, onaylar, saha operasyonları, stok ve raporlama.